Conditions générales de vente

Une offre Tout en Un :

Conçue par des professionnels du Droit et de l’Expertise Judiciaire; Votre Legal Box permet de soulager vos équipes et accélérer le workflow légal de vos services Ressources Humaines, R&D, Comptable (e-factures), Fiscal, Commercial, Juridique, Services Généraux, Services techniques, Logistique, Immobilier, Social…

Notre plateforme propose un double certificat :

- Certificat électronique de la transaction eIDAS/RGS
- Numéro d’Enregistrement Unique Sécurisé (* NEUS), gravé sur tous vos Actes et envoyés à l’enregistrement dans un coffre électronique dédié (Brevet)

Vous pouvez vérifier et/ ou opposer chacun de vos Actes à partir du NEUS QR Code, accès gratuit, sans inscription, jusqu’à 10 ans.

Une prise en main intuitive et simple pour :

1 Créer tous type de Disposition Interne ou de Contrat avec vos Partenaires
2 Destiner à un contact ou un groupe de destinataires en 1 geste
3 Envoyer à signer, et suivre le process automatique
4 Retrouver tous vos Actes Certifies avec NEUS QR-Code* dans votre espace
5 Disposer de la Bibliothèque des Actes Juridiques en tout lieu H24.

Les Parties :

Les présentes Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (ci-après les « CGV ») des Services Doc Doc Légal sas remplacent les conditions générales antérieures.

(ci-après les « Services ») s’appliquent aux relations contractuelles entre : Doc Doc Legal SAS 20.000 € RCS Paris 881 897 342 - TVA Intra communautaire - FR 63 881 897 342 - APE 5829A - Responsable de publication : Président SAS, agissant en Tiers de Certification.

Et le souscripteur, ci dessous désigné : Client, Utilisateur, Entreprise ou toute entité physique ou morale juridiquement responsable et en mesure de contracter, auquel Doc Doc Legal, propose une ou plusieurs offres dont les conditions d’utilisation ou de restriction sont incluses dans le descriptif des offres ci-après, accessibles 24H/24 et 7J/7, sauf maintenance programmée, cas de force majeure ou urgente.

Le souscripteur est réputé avoir expressément lu et accepté, les conditions ci-dessous ainsi que les suivantes qui seraient mises en ligne pendant le temps de leur service et usage, les modifications à venir seront soumises à son approbation. Par la suite, l’usage des services valide de fait l’accord aux présentes conditions : services, obligations, prestations et protection à date.

Engagement :

Le souscripteur a lu et compris les services que nous mettons en ligne pour avoir lu les documents CGU/CGV, Fonctionnalités et Mode d’Emploi, en avoir pris connaissance et les avoir acceptés sans réserve, cet ensemble constitue un tout unique et indissociable.

Nos Services :

Nous sommes Tiers Certificateur des Actes et Documents signés à partir de notre plateforme. Vos Actes électroniques certifiés sont d’une validité permanente.
Nous proposons un espace de travail pour faciliter les usages, envois et correspondances signées.
Nous proposons de stocker vos Actes certifiés pendant la durée de votre abonnement, si l’abonnement est reconduit, les documents sont conservés d’une année sur l’autre.
Nous gravons sur chaque Acte un NEUS et nous envoyons un original de Chaque Acte Certifié dans un coffre électronique, vos Documents y sont sanctuarisés 3, 6 ou 10 ans selon votre choix.
Même en cas de résiliation ou de clôture de compte, les D.O.C. enregistrés restent visibles le temps indi-qué au départ sur le forfait choisi.
La vocation des D.O.C est de pouvoir être certain que votre document signé correspond bien à ce que vous attendez, dans la même logique, opposer et contester, en allant lire, voir le Document conservé de manière contradictoire si besoin sans procédure d’expertise judiciaire. Au final, le D.O.C. permet d’éviter les fraudes et les contestations sans coût supplémentaire.
Doc Doc Legal SAS est une plateforme de service en ligne, accessible à partir d’un compte utilisateur qui permet d’avoir un espace de travail virtuel pour réaliser un ensemble d’Actes à valeur légale, certifiés, avec ou sans signature de parties, tels les documents obligatoires des différents départements que l’Entreprise : Commercial, Comptable, Fiscal, Social-RH…
Ces Actes électroniques sont conformes, sans avoir besoin de recourir à de multiples services spéci-fiques et non compatibles entre eux et sans avoir à se déplacer.

Tarifs :

Les tarifs sont soumis au présent contrat , ils peuvent changer, un avis sera en ligne pour informer, les modifications ne peuvent affecter les contrats en cours. D.O.C Mini, 3, 6 et 10 : contrat de 1 an, renouvellement automatique par période égale. Le prix de l’offre est payable mensuellement ou annuellement par prélèvement sur CB.

En cas de changement de forfait vers plus de temps d’archivage, l’ancien abonnement est résilié au profit du nouveau avec un nouveau délai de reconduction à partir de cette dernière date.

Il n’est pas possible d’aller vers un abonnement « descendant », car le nombre de DOC ou d’utilisateurs n’est pas compatible avec les offres descendantes.

La grille de tarifs et proposition de forfait ou pack sont renseignés à la page « grille tarifs » et ci-dessous, sont modifiables sans préavis ainsi que les frais d’envoi.

Les prix sont généralement calculés sur la base Hors Taxe affichée, le taux de TVA s’applique.

Tarif de l’envoi sont ceux affichés au moment de la conclusion de votre abonnement, il ne pourra être modifié en cours, s’il y a changement tarifaire il sera appliqué à partir de la reconduction de votre abonnement.

Le coût est de 0,4€ / signature D.O.C, est dégressif selon les quantités et comprend tous les services et les codes d’authentification et enregistrement à valeur probatoire jusqu’à 10 ans.

100 unités: 40 €HT, soit 0,4 €/unité
500 unités: 185 €HT, soit 0,37 €/unité
1000 unités : 340 €HT, soit 0,34 €/unité

Le Tarif de base d’un envoi est visible sur la grille tarifaire, en principe nous recommandons de ne pas dépasser 5Mo correspondant à environ 50 pages au format PDF standard, il n’y a pas de limite imposée si ce n’est votre capacité globale d’espace de travail. Néanmoins une limite pourra être imposée ou avec /sans mise en place d’un plafond de « poids » de document en cas de d’abus manifeste.

Vous disposez en début de chaque mois d’un ensemble d’unités D.O.C. correspondant à autant de signatures.

Signature.

S’il y a plusieurs parties, il faudra autant d’unités pour envoyer votre contrat à la signature. Le système vous notifie votre nombre d'unités disponibles et manquantes, en cas de besoin vous pouvez créditer votre compte.

Chaque signature comprend, l’envoi au format PDF, la certification, et l’enregistrement dans le coffre électronique jusque 10 ans ( selon le choix de votre forfait) : unité Document Opposable Certifié, D.O.C..

Le prix de l’abonnement

comprend l’accès permanent à l’espace de travail y compris les services et moyens inclus, l’accès à l’envoi d’Acte unilatéral ou Conventionnel (à autant de signataires que désignés par l’expéditeur), du lien pour signature, la signature, l’envoi du SMS de contrôle et le scellement du document et l’envoi à toutes les parties avec le NEUS inscrit dessus.

Facture :

éditée régulièrement en fonction des forfaits et qui fait apparaître la TVA appliquée, la période facturée et le forfait de référence

Le montant dû par le Client au titre du forfait annuel est payable mensuellement par prélèvement bancaire sur le compte du Client (selon RIB préalablement fourni ou CB).

Rétractation, Annulation, Résiliation :

Lorsqu’un client - a souscrit à une offre - à titre personnel ou professionnel- il bénéficie du droit de rétractation conformément de la protection du consommateur au sens du Code de la Consommation ( L 121-20-12) qu’il peut exercer dans un délai de 14 jours à la condition expresse qu’il n’ai pas utilisé le service.

La résiliation se fait au moins 1 mois avant le terme annuel par simple envoi d’email à partir du compte de l’utilisateur principal /Administrateur.

La résiliation se fait à la demande de l’Administrateur du compte et à partir de son compte.

Au delà de la période de rétractation, le contrat est conduit jusqu’à son terme annuel. Des frais de gestion d’impayés pourront être imputés si le renouvellement des moyens de paiement ne sont pas renseignés et que l’abonnement est suspendu. En cas de non paiement, l’accès au Bureau est suspendu le temps de régulariser.

Compte clôturé et Vidange des D.O.C. du compte Utilisateur :

Le compte clôturé ou résilié peut/doit être vidé par l’utilisateur sous sa seule responsabilité, avant le terme de la résiliation. Après clôture ou résiliation, les documents sont « écrasés » automatiquement sans intervention de notre part et nous ne pourrons pas restituer ces documents disparus par quelque moyens, nous n’avons pas la « main » sur le contenu de nos utilisateurs ni pendant leur abonnement ni après.

Transfert de compte :

Un Administrateur peut ouvrir un compte au nom de son entreprise, il fournit les documents qui le prouvent : KBIS, Mandat et paiement à partir de son compte. Il s’agit de son engagement / responsabilité vis à vis de son entreprise.

Cet administrateur peut transférer le compte à un nouvel Administrateur. Dans ce cas une procédure spécifique se met en place pour conserver l’ensemble des documents dans l’espace de travail .

Les Signatures électroniques :

Signature Avancée pour les Actes Unilatéraux et des Actes Conventionnels des destinataires, qui n’auront pas été identifiés mais qui seront authentifiés par double moyen, email et sms par exemple.

Conformité eIDAS : Certification eIDAS

La réglementation eIDAS impose les règles d’utilisation et de reconnaissance légales des procédés de signature électronique des pays membres de l’Union Européenne. Doc Doc Legal SAS dispose des certifications eIDAS en matière de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage SSL RGS*. La plateforme est protégée par un protocole CERTIGNA SSL RGS*, tous les échanges passant par notre plateforme sont protégés et cryptés, de bout en bout. Tous les échanges entre les utilisateurs et leurs destinataires sont également protégés par des protocoles de cryptographie émetteur/récepteur contre les corruptions et les codes d’accès et les mots de passe sont également cryptés.

Protections supplémentaire : Document Opposable Certifié : D.O.C.

Exclusivité de Doc Doc Legal : c’est un Document (au sens large) qui est créé ou chargé sur notre plateforme + signé par au moins une partie ( Acte Unilatéral) ou plusieurs ( Acte Conventionnel) + envoyé à ce/ces parties + gravé d’un NEUS quand l’acte est scellé + Envoyé à toutes les parties avec les preuves électroniques + Envoyé en tant qu’Acte Original Authentique dans un coffre fort électronique dédié. Le D.O.C. ainsi sanctuarisé ne peut être rappelé qu’à partir du NEUS - verrou électronique de l’Acte.

Tous les Actes sont certifiés, horodatés, liés à leur auteur et disposent des empreintes numériques permettent la traçabilité totale de l’historique et des actions y afférentes, les Actes sont uniques, intègres, non modifiables, originaux, conformes.

Un Acte est finalisé, peut être imprimé, les preuves attachées au D.O.C. sont consultables à partir du NEUS / QR Code qui permet l’appel du D.O.C. directement du coffre fort électronique.

Preuve d’Enregistrement : NEUS

L’usager mettra en avant ses preuves, celles du Certificat électronique et l’enregistrement du document avec NEUS dans son coffre électronique pour faire valoir ses droits. L’utilisateur peut choisir d’envoyer à son/ses destinataires un rapport d’envoi mentionnant le document, l’expéditeur ainsi que le Numéro d’Enregistrement Unique Sécurisé (NEUS) conformément au Droit Européen : .

Dès le moment où l’usager reçoit un Numéro Enregistrement Unique Sécurisé lié à son document celui-ci est nécessairement dans son coffre électronique dédié.

Consultation du NEUS

Par sécurité, et pour éviter les fraudes, la consultation du NEUS ne peut être réalisée que manuellement ou par QR Code. En cas de récidive d’erreurs, le délai d’essai est augmenté jusqu’au blocage de l’adresse IP de l’appareil. La consultation est accessible sans inscription et gratuite.

Le NEUS est un verrou électronique qui permet le rappel du document du coffre électronique dans lequel il est sanctuarisé.

Espace de travail, Enregistrement et scellement :

Les Archives électroniques obéissent à des obligations auxquels sont soumis les Tiers Archiveurs de Confiance, que nous ne sommes pas, par contre nous nous mettons à disposition de 2 types de sauvegardes de documents :

- L’espace de travail virtuel mis à disposition des utilisateurs pour générer les Actes et les Conventions Certifiés,

- Tous les Actes consultables à partir du NEUS sont préservés dans des coffres électroniques dont la clé est le NEUS - il n’y a pas d’autre moyen d’y accéder.

- Aucun frais de service n’est ajouté pour cet enregistrement en coffre électronique.

Le « poids » des fichiers du Bureau

est indiqué dans la grille de détails, elle est maximale pour toute la durée annuelle du forfait quel que soit le nombre de documents, il appartient à l’utilisateur de changer d’offre ou de supprimer au fur et à mesure les documents devenus obsolètes ou inutiles.

Chaque utilisateur est libre, dès le moment où son Acte a été certifié, de l’archiver par ses moyens et sous sa responsabilité exclusive, soit à partir de la plateforme en téléchargement et versement sur un support de son choix, soit à réception de l’email de l’Acte pour en garantir intégrité et pérennité.

Les autres services Forfaits «Votre Legal Box / Your Légal Box » :

Les délais d’utilisation des services sur tous supports ; il permettent pendant le délai du forfait de sauvegarder des Actes et documents selon le principe de Doc Doc Legal SAS. Délai d’engagement : le temps d’engagement pour chaque formule, soit renouvelable volontairement, soit tacite reconduction, automatique jusqu’à résiliation.

Capacité Go: le volume global en Go (milliard d’octet), en fonction du forfait, et qui permet à chaque utilisateur-administrateur de gérer son espace de travail.

Rapport de dossier : document qui parvient à l’expéditeur à chaque envoi d’un document par Doc Doc Legal SAS et qui contient les éléments clés : identité de l’expéditeur, métadonnées, informations concernant le nom attribué au document, les destinataires ainsi que leurs emails - s’il y en a- le service fonctionne à minima avec 1 destinataire (qui peut être vous, Doc Doc Legal SAS est votre Tiers Certificateur)

Doc Doc Legal SAS garde dans ses bases toutes les informations utiles fournies par l’utilisateur pour la bonne exécution du présent contrat et avec son autorisation expresse et tacite dès le 1er usage du service.

Les D.O.C. attribués :

Le compte de l’Administrateur reçoit un nombre de D.O.C en début de chaque mois pour réaliser des Actes certifiés en ligne, 1 signature correspond à 1 unité D.O.C.

Si le compte n’est pas suffisamment provisionné, l’Administrateur peut acheter des unités supplémentaires, pour éviter un échec d’envoi, qui resteront à son compte.

En cas d’envoi à la signature, les unités D.O.C. sont soustraits du compte utilisateur, si le document est validé et signé, les unités sont débitées.

Les D.O.C. consommés sont ceux attribués automatiquement, ceux qui seraient achetés en plus ne sont consommés qu’après épuisement des D.O.C attribués.

Confirmation par SMS, le prix est inclus pour chaque envoi à signature de D.O.C

Exemple : un document à signer par 3 signataires ( l’expéditeur étant un signataire) sera calculé de la sorte : 3 unités D.O.C; déduits de votre compte.

Temps d’enregistrement en coffre électronique :

Le « forfait » ou « pack » s’applique à l’usage des services, le délai consultation est lié à la date du document certifié selon le pack de l’utilisateur.

On peut reconduire l’abonnement au service, pas le temps de sauvegarde du document qui est défini au départ par le forfait choisi.

Inversement un document enregistré est indépendant de la reconduction de l’abonnement, dès le document expédié, il est automatiquement sauvegardé pour la durée prévue.

Les documents sauvegardés peuvent être consultés pendant le délai prévu au forfait auquel l’usager a souscrit et qui peut être de 3 ans, 6 ou 10 ans.

Les D.O.C. sont détruits au fur et à mesure que le délai lié au document arrive à son terme et indépendamment des délais et les prorogations des forfaits et de leur termes.

Un coffre électronique virtuel est attribué à chaque D.O.C. dont la mise en place et le maintien est gratuit pour permettre la mise en place et l’usage du NEUS.

Résiliation par Doc Doc Legal :

Doc Doc Legal SAS se réserve le droit de résilier le contrat de l’utilisateur sans préavis dans les cas suivants :

- usage abusif et réalisé dans le but de nuire, réduire, gêner le site
- afflux intempestif de requêtes, c’est à dire un nombre de demande démesuré pour une application standard,
- pratique jetant le discrédit sur le service Doc Doc Legal SAS, sans obérer la faculté de Doc Doc Legal SAS de solliciter une indemnisation en réparation de préjudice subi que lui aurait été occasionnée par cette action délibérée du client.
- Document rendu public ou accessible publiquement et qui contiendrait des dénominations ou significations en conflit avec les bonnes pratiques, les bonnes moeurs ou usages; que ce soit par voie écrite ou photographique.

Résiliation du fait de l’Utilisateur :

Les conditions de modification, de résiliation des forfaits ainsi que les modalités de suspension des services sont précisés sur le site et modifiables à partir de l’espace de l’utilisateur.

Toute résiliation se fera par voie électronique à l’adresse email du compte utilisateur enregistré lors de l’adhésion au service de Doc Doc Legal SAS. Les sommes versées par avance par le client resteront acquises à Doc Doc Legal SAS de même que celles à devoir jusqu’au terme du contrat.

En cas de résiliation le reliquat jusqu’au terme du forfait est dû intégralement et payable en 1 fois pour solde de tout compte, une facture de clôture sera adressée dans les 15 jours après la clôture.

Les sommes dues, qui incluent la TVA, sont prélevées en fin de mois par Doc Doc Legal SAS. Pour les forfaits « Doc Go », il est payé en 1 fois par CB et inclut la TVA, une facture parvient automatique dès réception du paiement et après le délai de rétractation de 15 jours. Toutes les fins de mois, ou trimestre selon les cas, Doc Doc SAS adresse au Client un ordre de prélèvement électronique récapitulant les sommes à prélever, ainsi que les crédits utilisés.

En cas d’impossibilité de prélever les montants dûs, qui ne serait pas du fait de Doc Doc Legal SAS, une pénalité de retard forfaitaire de recouvrement de 40 € sera appliquée contractuellement. En cas de non-paiement, même partiel, d’une facture, quelle qu’elle soit, à son échéance, Doc Doc Legal SAS se réserve le droit de suspendre tout accès aux Services. Quinze jours après la réception par le Client d’une mise en demeure de payer restée infructueuse, par EMAIL, et jusqu’à réception du complet paiement des sommes dues restantes, le service est suspendu, l’usage du compte utilisateur est bloqué, ceci n’affecte pas les D.O.C. envoyés et archivés ni l’espace de travail qui reste inchangé.

Les conditions souscrites par l’utilisateur à la prise de son contrat s’appliquent jusqu’à l’échéance sans modification.

Les forfaits sont reconductibles pour les mêmes périodes que celles du forfait initial tacitement, selon les informations portées à la page.

Les forfaits sont annuels et sont renouvelables par tacite reconduction pour les périodes identiques successives, sauf dénonciation par émail à partir du compte administrateur, un email de confirmation mettra fin au service et aux prélèvements au terme de la période restante sur le forfait initial. Les documents sauvegardés resteront consultables à partir du code NEUS pendant la durée restante à couvrir (voir durée de consultation).

Moyens de paiement :

Les informations de paiements fournis sont gérés par la plateforme BNP, qui prélève une empreinte pour la reconduction de l’abonnement.

Pour les achats ponctuels d’unités D.O.C. nous prélevons le montant désigné en une fois et vous en êtes avertis par votre banque, nous ne gardons pas la trace de vos moyens de paiements.

Limite de responsabilité vis à vis des Utilisateurs :

La création de fichiers ou le chargement sont illimités et gratuits, compris dans l’espace de l’utilisateur, Doc Doc SAS ne sera jamais responsable du contenu des fichiers ou de leur valeur ni être poursuivi pour indemniser des dommages subis - supposé ou avéré - découlant d’un usage normal, d’un mauvais usage ou de l’irresponsabilité de l’utilisateur ayant communiqué ses informations, ses codes d’accès à son compte ou à ses documents à des tiers par quelque moyen de manière volontaires ou non ( vol, oubli, fraude, etc…)

Doc Doc Legal SAS ne peut être tenu pour responsable de dommages ou préjudice subis par l’utilisateur et qui découlerait directement de ses propres allégations, document incomplet, erreur sur la chose ou sur l’objet ou des informations de formulation, de dénomination, de destinataire, d’erreur d’enregistrement, et dans le même ordre de chose, l’utilisateur ne sera pas fondé de réclamer une indemnité ou se prévaloir d’un préjudice au motif d’une volonté manifeste de tromper, falsifier, modifier les informations le concernant ou concernant les documents enregistrés chez Doc Doc Legal SAS qui pourra avoir toute latitude de demander en Justice réparation du préjudice subi ou ne pas avoir utilisé correctement les services à sa disposition (enregistrement, sauvegarde etc..).

Doc Doc Legal SAS ne pourra assumer les responsabilités pour les causes qui lui sont étrangères et pour lesquels il est établi qu’elles sont en dehors de ses compétences ainsi qu’en cas de force majeure, fait d’un tiers; erreur ou faute de l’utilisateur. En cas de responsabilité directe et démontrée de Doc Doc Legal SAS, l’utilisateur ne pourra prétendre à plus que le forfait intégral payé pendant la durée de son engagement en cours.

Doc Doc Legal SAS n’est pas garant des objectifs ou des résultats attendus par l’utilisateur, l’ensemble des informations liées au service sont disponibles et accessibles et il est possible de répondre à des questions soulevées pour lever toute ambiguïté ou doute.

Doc Doc Legal peut fournir les preuves électroniques pour les documents nativement électroniques générés à partir de ses bases et ne pourra obtenir ou générer de preuves pour des documents crées ailleurs. Notre système est intégré et blindé et n’admet de NEUS sur les Actes que pour ceux nativement générés à partir de notre plateforme.

Devoir d’information :

L’utilisateur s’engage à décrire avec précision et sous sa pleine responsabilité les éléments d’identification nécessaires à l’exécution du présent contrat, il s’engage dans la même logique à modifier toute information devenue obsolète ou inexacte, il devra utiliser les services de Doc Doc Legal SAS conformément au mode d’emploi décrit et sans porter atteinte au service et à son bon fonctionnement, signaler toute anomalie ou perturbation dans le service et décrire la dite anomalie aussi précisément que possible de manière à disposer d’une reprise de service conforme au plus vite, veiller à ce que les données transférées à la plateforme ne nuisent pas au bon fonctionnement de cette plateforme notamment car contenant des virus ou autres application malveillante, s’engage à faire son possible pour ne pas introduire de manière délibérée ou involontaire un virus ou autre application malveillante en ayant recours aux produits sur le marché qui peuvent enclencher ce problème.

En cas de contradiction entre un argument du présent contrat et une Loi en vigueur, Doc Doc Legal SAS corrigera.

Le présent contrat pourra être résilié par le client en cas de manquement de Doc Doc Legal SAS à ses obligations de maintenir et réparer en temps utile et 1 mois au plus tard après déclaration d’une anomalie bloquante par voie électronique

Résiliation, tout litige découlant de l’interprétation du présent contrat, son exécution ou extinction sera porté devant le Tribunal compétent du lieu du siège social de Doc Doc Legal SAS, à défaut d’accord amiable.