Foire aux questions

Soulagez vos équipes et accélérez le workflow légal de vos services : Ressources Humaines, R&D, Comptable (e-factures), Fiscal, Commercial, Juridique, Services Généraux, Services techniques, Logistique, Immobilier, Social…

 

Augmentez votre flexibilité en partageant votre abonnement avec des sous-utilisateurs qui ont chacun un espace de travail sécurisé et autonome.

 

Economisez en temps et ressources immédiatement avec la seule plateforme Légale qui permet de créer et gérer l’ensemble de vos Documents et Contrats avec signature électronique à valeur Juridique certifiée et qui les enregistre automatiquement dans un coffre électronique dédié jusqu’à 10 ans.

 

Une prise en main intuitive et simple pour :

1 Créer tous type de Disposition Interne ou de Contrat avec vos Partenaires
2 Destiner à un contact ou un groupe de destinataires en 1 geste
3 Envoyer à signer, et suivre le process automatique
4 Retrouver tous vos Actes Certifies avec NEUS* dans votre espace

En tant qu’Entreprise, les Actes à réaliser sont nombreux, et certains nécessitent de pouvoir les montrer ou les démontrer lors d’un contrôle ou d’un contentieux. Les premiers éléments qui sont examinés sont : qui les a produit et quand, ensuite s’ils sont signés.

Dans le domaine des Actes électroniques, le document peut être modifié facilement et l’administration d’une preuve valide est complexe. C’est pourquoi le fait de passer par un Tiers Certificateur impartial est un moyen solide de prouver un Acte : il permet d’identifier l’origine du document et en donne l’heure et date certaine.

Pour les signatures de documents en ligne, seul celui qui possède la clé possède les preuves. Dans ce cas, pour l’équilibre du contrat il est préférable de passer par un Tiers Certificateur qui fournit les preuves à toutes les Parties immédiatement.

Les Actes qui présentent un enjeu, administratif ou réglementaire, les actes obligatoires par nature et ceux qui impliquent des processus ou des protocoles, nous nous conseillons vivement de les certifier et de les garder en lieu sûr.

Certains documents ou Actes, sont réalisés pour montrer ou démontrer que certaines actions ont été faites, à une date précise ou selon une forme déterminée.

Il y a 2 types d’Actes en Droit :

- L’Acte Unilatéral, celui que l’on produit pour attester, revendiquer, décider, agir que l’on réalise SEUL
- L’Acte Conventionnel; celui que l’on réalise en commun avec d’autres parties, à PLUSIEURS
- Vous pouvez réaliser les 2 types d’Actes, leur déroulé est un peu différent mais leur valeur probatoire est identique.

- Pour l’Acte Unilatéral : une fois le document terminé, vous précisez le/les destinataires ( qui peut être vous, si vous n’en avez pas, par exemple si vous voulez protéger une oeuvre), et vous l’envoyez.
- Pour l’Acte Conventionnel: vous l’envoyez pour signature.

Dans les 2 cas, dès que l’opération est finie, le document est gravé d’un Numéro d’Enregistrement Unique Sécurisé NEUS et il est envoyé simultanément à toutes les parties et au Registre de Consultation avec toutes l’historique des empreintes numériques

Il suffit d’aller sur le site www.docdoc.legal et entrer le NEUS ou de flasher le QR Code : vous verrez apparaître votre document original avec toutes les empreintes numériques de la création à l’enregistrement.

C’est une preuve visuelle, il est intact et intègre, vous pouvez le charger, de toutes façon il est sanctuarisé dans un coffre électronique. Cela évite de le retoucher, ce qui lui enlèverait sa valeur probatoire. Vous avez reçu le document original, il faut le conserver en lieu sûr.

Notre plateforme vous permet d’accéder au document original lui-même avant de le signer, si une personne refuse de signer, le document est invalide, s’il manque une personne, le document est également invalide. Donc si vous recevez un email avec votre document signé, c’est que tout le monde a signé, et vous avez également l’ensemble des signatures et des empreintes numériques et l’historique de la transaction et le NEUS avec le document original.

En fait la raison est simple, dans le monde « papier » un Acte est toujours réalisé en autant d’exemplaires que de Parties : un contrat, une facture etc… car un Acte est le témoin de l’Autre et lors d’un contrôle ou d’un contentieux, on ne peut pas contester quand les 2 actes sont identiques mais on peut voir si un des deux documents a été retouché.

C’est pour cette raison que nous envoyons dans un coffre fort électronique inviolable chaque Acte finalisé ! Et le Numéro d’Enregistrement Unique Sécurisé est un verrou électronique infalsifiable attaché au D.O.C. simple et gratuit qui permet de rappeler votre Acte Original à tout moment et de constater par vous même sa conformité.

Aller vérifier sur le site est accessible sans inscription, gratuit et illimité.

Pour les utilisateurs, l’enregistrement de l’Acte est également gratuit. Ce processus est pris en charge par Doc Doc Legal votre Tiers Certificateur.

Nous savons tous que contester coûte cher : dans une action judiciaire, il appartient à celui qui conteste d’apporter la preuve de ses dires, mais cela est souvent complexe. Pour palier à ces difficultés vous avez en un tout : un document certifié et un enregistrement des preuves, accessible facilement et gratuitement.

La signature directe sur le format PDF est possible, sa validité juridique est contestable si le document ne passe pas par un Certificat électronique fiable.

C’est pourquoi nous proposons un module de création de texte sur notre plateforme qui permet de travailler sans avoir à reprendre le document original puis le transferer en PDF.

La signature électronique directement sur le document Word est compliquée et elle n’est pas fiable juridiquement. Si vous voulez pouvoir travailler sur un document de type texte sur la plateforme : vous allez sur votre espace de travail, vous créer un document et vous pourrez soit travailler sur ce modèle, soit faire un copié/collé entre votre texte original et celui que vous venez de créer. Ce nouveau texte est de type word, facile à modifier et à compléter par des photos ou autre élément graphique. Vous pourrez aussi l’envoyer pour lecture et annotation sous forme de lien ou directement à la signature à partir de la plateforme, le dupliquer pour le garder en tant que modèle.

Normalement non, mais vous pouvez passer du numérique au papier en imprimant votre document original.

Grâce au NEUS, on peut vérifier sur le site qu’il s’agit d’un document original signé et valide numériquement. Le document dont vous disposez est facile à présenter pour apporter vos preuves lors d’une contestation ou d’un contentieux, un expert, un avocat ou un Juge peut accéder à vos preuves.

C’est très difficile pour celui qui reçoit un Acte, moins pour celui qui l’a envoyé.

Il faut posséder l’Acte original, les empreintes numériques et faire des recherches auprès du site qui l’a certifié pour demander une authentification.

Si le site ne vous connait pas ( car vous n’avez fait que signer un Acte, et vous aurez beaucoup de mal à convaincre de vous faire délivrer des preuves). Dans tous les cas, c’est un vrai chemin de croix ! Chez nous, il suffit de renseigner le NEUS pour avoir l’Acte et sa Preuve visuelle. Et de toutes façon TOUS les signataires ont TOUTES les preuves numériques dès la validité de l’Acte. Avec le NEUS vous aurez en plus les preuves de l’envoi de l’Acte au coffre électronique.

Si vous signez un Acte, vous recevez un lien qui vous conduit à l’Acte Original, vous vérifiez et vous signez. Donc quand tous les signataires ont bien validé l’Acte, ils sont solidaires de l’Acte et ils reçoivent tous l’Acte original avec les signatures de tous les co-contractants.

Toute la démarche tourne autour de l’identification du signataire. La plus part des plateformes permettent d’identifier l’expéditeur mais il subsiste un doute sur le destinataire-signataire.

Pour remédier à ce doute, trois niveaux de confiance ont été instaurés par l’Europe et la Loi qui en découle eIDAS, et donc 3 types de signatures pour des usages bien différents :

- La signature simple est un procédé qui permet de garantir l’intégrité du document après signature et qui dispose d’un fichier de preuve pouvant prouver l’identité du signataire. Le plus souvent utilisé pour des contrats de travail, de contrats commerciaux par exemple mais aussi pour des documents internes : ordre de mission, note de frais, processus de validation de décision interne etc.

- et la signature avancée nécessite l’usage d’un certificat digital qui a été au préalable associé au signataire, l’usage d’un processus de vérification de l’identité du signataire (Authentification à deux facteurs) est également produit lors de la signature du fichier de preuve

- La signature qualifiée nécessaire pour les documents à fort risque ou valeur ou pour des transactions règlementées et oblige à un contrôle d’identité en « face à face » et un système de signature certifié.

Chaque Etat membre de l’union européenne définira quel procédé est pour lui l’équivalent du face à face, mais pour le moment la signature Qualifiée est valide pour l’essentiel des Actes Unilatéraux et Conventionnels communs.

eIDAS ne précise pas, il appartient aux Pays de définir les types de niveaux et pour quels usages. En France, les domaines protégés et qui relèvent des monopoles sont ceux relatifs aux actes notariés , Acte de vente immobilière (mais pas les promesses) ou qui relèvent du privilège de Justice ( adoption, divorce..).Tous les autres Actes sont donc acceptés avec signature électroniques.

- Nous proposons une signature de niveau 2, signature avancée grâce au SSCD ( signature code à distance), code à 2 facteurs

- Envoi d’un lien sur email du destinataire ( que vous avez renseigné)

- Avec envoi d’un code de sécurité par SMS au n° de Portable de chacun destinataire ( que vous avez renseigné)

- Impossibilité d’ouvrir le lien si le le code n’est pas validé : ceci évite qu’un destinataire inconnu prenne connaissance d’un document qui ne le concerne pas.

- Il est important de renseigner les emails et numéro de portable de vos correspondants avec précision au format International.

Pour ouvrir un compte et utiliser les signatures, vous aurez à renseigner votre identité, email et numéro de portable, votre mode de paiement.

Les informations ne sont (et ne seront jamais) divulguées, Doc Doc Legal est conforme au RGPD. Vous recevez un lien d’activation et vous enregistrez un code confidentiel d’activation.

=> Vous utilisez votre compte à titre personnel ?

Il s’agit de votre compte personnel et dans ce cas vous ne devez pas divulguer vos codes d’accès. Vous pouvez avoir des sous-utilisateurs et chacun aura son espace propre avec son code spécifique.

=>Vous êtes professionnel ?

Vous aurez à renseigner des informations particulières, Kbis, mandat de signature etc.. Avec aussi la possibilité d’avoir des sous-utilisateurs avec leur espace spécifique - sous votre seule responsabilité. Dans le cadre professionnel, le compte appartient à l’entreprise, vous pourrez transférer votre compte d’Administrateur à une autre personne qui aura à fournir les mêmes informations, mandat etc… L’Administrateur du compte peut résilier/suspendre sans préavis un sous-compte utilisateur ou le transférer à une autre personne de son choix.

Dans tous les cas, le responsable du compte a la main sur tous les comptes, mais pas les utilisateurs qui restent indépendants les uns des autres. Chaque personne ayant reçu un lien possède un accès à son sous-compte avec ses propres codes ( et ne peut accéder à d’autres documents que les siens). Par contre l’Administrateur peut voir les Actes certifiés des sous-utilisateurs.

L’Administrateur prend en charge son/ses sous-utilisateur, il peut le/les révoquer à tout instant et en est seul et unique responsable.

Le sous-utilisateur n’est pas abonné, il lui est ouvert un espace de travail, pendant l’abonnement de l’Administrateur.

Chaque utilisateur se voit ouvrir un espace de travail indépendant mais qui utilise l’abonnement de l’Administrateur pour les volumes et pour les D.O.C. Le compte utilisateur est un espace de travail identique à celui de l’utilisateur principal, il peut envoyer des Actes à la signature, certifier des Actes unilatéraux.

Pourquoi ne pas avoir de NEUS pour un ensemble de fichiers au lieu de un à un ?
Un Document est un fichier ou un ensemble de fichiers qui sont groupés.
Tout d’abord si vous souhaitez grouper des fichiers, vous les chargez dans un, « en file indienne », vous pouvez les ordonner et les hiérarchiser.
Attention : dans l’ensemble des documents que vous certifiez, vous aurez besoin d’en opposer certains et pas d’autres dans 5, 6 ou 10 ans, lors d’une expertise ou d’un contentieux. Si vous avez certifié vos fichiers un à un, il vous sera facile de montrer / ne pas montrer ceux que vous souhaitez. S’ils sont liés, l’expert ou contrôleur aura tout loisir de lire l’ensemble des documents, et peut être certains que que vous ne voulez plus montrer.

Les éléments à renseigner peuvent être utilisées de manière pratiques pour tout organiser. En organisant correctement les titres et intitulés de ses documents et en créant un mode logique de gestion de documents, vos archives peuvent non seulement être pratiques mais contenir des bases d’une gestion proactive. Dans chaque métier on peut trouver un mode d’organisation pérenne et intelligent et qu’il suffit de partager avec les autres.

De plus un outil de recherche par mot clé peut vous aider à retrouver des documents hors des critères référencés en code d’archivage.

Vos espaces de travail sont organisés sur nos serveurs exclusifs en France ou en Europe pour des raisons de proximité avec nos clients. Ces serveurs nous appartiennent et sont gérés par des experts en sécurité informatique. Bien qu’ils soient au summum de ce qui se fait de mieux, une attaque n’est pas impossible, mais vous risquez peu.

L’envoi d’un document gravé d’un Numéro d’Enregistrement Sécurisé est effectué sur un autre centre spécialisé en stockage, situé en France.

L’accès aux Actes certifiés est très largement freiné par des procédures et des codes complexes qui imposent de prendre du temps manuellement! Le QR Code est impossible à deviner. Les codes sont chiffrés et donc illisibles.

Obligation est faite à tous les acteurs économiques de passer l’ensemble de leur documents sous forme digitale. Ceci est essentiel pour les Actes communs mais aussi pour les Actes Obligatoires, un contrôle administratif ou judiciaire est facile à gérer avec votre espace de travail et vos archives ayant un NEUS.

Vos Documents sont faciles à vérifier et contrôler, il est simple de prouver que vos documents ont été enregistrés à date ( c’est écrit sur l’empreinte numérique) mais aussi effectués de manière réglementaire ( convocation, PV, de réunion et n’a pas pu être modifié).

Lors d’un contrôle ( administratif ou judiciaire) il suffit d’envoyer un lien vers vos document ou vos dossiers pour vous décharger d’un travail fastidieux ou envoyer la liste des NEUS des documents que vous voulez communiquer et opposer.

Si votre signataire signe directement avec vous, sur votre tablette par exemple, il aura la possibilité de se désengager et révoquer sa signature, prétendre que ce n’est pas lui ou qu’il a été contraint. Alors qu’à partir de notre plateforme, il ne le peut pas : il a reçu personnellement un email, un code confidentiel, bref il est authentifié et sa signature ne peut pas être révoquée. De plus, il recevra un email avec le contrat signé avec le NEUS, en même temps que vous.

La signature électronique est une attribution informatique à un protocole. Quand vous signez électroniquement, il n’y pas le paraphe de votre main, au sens graphique. Nous avons préféré favoriser l’aspect personnel et symbolique lié à la signature en permettant la signature graphique. La signature étant un moment très fort, quelque soit l’Acte, nous avons souhaité garder cette possibilité qui est plus facile à mémoriser, puisqu’elle est notre trace sur un Acte.

Convocations : 3 ans

Assemblées, PV, feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports de gérant ou de Conseil d’administration

Les contrats conclus ( Actes Conventionnels ) : 5 ans

Relation commerciale, Bancaire, Transport de marchandise, Statuts après radiation du RCS

- Les documents concernant les observations et mises en demeure de l’inspection du travail ainsi que ceux concernant les vérifications et contrôles en matière de santé et de sécurité au travail et, en tout état de cause, ceux des 2 derniers contrôles ou vérifications (art. D. 4711-3 CT).

- Les mentions portées sur le registre unique du personnel pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement

Documents Fiscaux et du Personnels : 6 ans

Impôts sur le revenu, sur les Sociétés, cotisation foncières des Entreprises, TVA

Contrats de travail prescription de droit commun est de 5 ans depuis la loi du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile.

Toutefois, sauf exceptions, la prescription en droit du travail est de 2 ans pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail et de 12 mois pour toute action portant sur la rupture du contrat de travail. Le délai de conservation est porté à 6 ans pour les formations professionnelles.

Comptes : 10 ans

Factures, contrats électroniques, correspondances commerciales

Documents et pièces comptables

Registres comptables et pièces justificatives, Bilan des Entreprises

D’autres usages obligent à garder des documents : récapitulatif de synthèse, demandez selon vos besoins ce qui est imposé ou préférable

Nous avons défini des forfaits selon le temps d’enregistrement opposable :

Par période de 3 ans qui couvre les prescriptions et un peu plus :

- 3 ans pour le plus courant et les actes au civil, les antériorités de créatifs qui ont le temps de finir leurs travaux

- 6 ans (pour couvrir dans tous les cas les 5 ans) pour les entreprises et ses actes courants

- 10 ans pour couvrir tous les dossiers de bâtiments et expertises et commercial/comptabilité des Entreprises